Em agosto de 2017 a Secretaria da Direção adotou alguns procedimentos visando maior praticidade na movimentação dos processos apreciados no Conselho Setorial. Abaixo, temos uma descrição sucinta das etapas da apreciação de um processo no Conselho.

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1. Chegada do processo

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A maioria dos processos, antes de passar pelo Conselho Setorial, passam por instâncias inferiores (departamentos, colegiados de curso de graduação e colegiados de cursos de pós-graduação). Alguns processos são abertos e encaminhados diretamente para o Conselho Setorial. Já alguns processos provém de outras unidades da Universidade (Reitoria, Pró-Reitorias, Diretorias etc).

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2. Escolha de relator

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A Secretaria da Direção tem um controle do número de relatos apresentados por cada conselheiro e busca seguir algumas regras para não sobrecarregá-los:

• Busca-se indicar sempre o conselheiro com menor número de designações.
• Quando é feita a indicação, o processo é incluído na prévia de pauta da reunião seguinte.
  • Se o relator enviar o relato para a Secretaria da Direção antes da convocação, o processo é incluído na pauta.
  • Se o relator não enviar o relato para a Secretaria da Direção antes da convocação, o processo é incluído na pauta da reunião seguinte.
  • Ou seja, o conselheiro designado relator tem até duas reuniões para apresentação de seu relato
• Um conselheiro não é indicado para emissão de relato em duas reuniões consecutivas.
• Excepcionalmente, em processos que tratem de tema sensível, a Direção poderá designar relator sem seguir esses critérios.

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3. Envio do processo para o relator

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Na maioria dos processos, não é necessário que o relator insira documentos. Nesse caso, o processo será enviado ao relator via bloco de reunião. Quando é necessário que o relator inclua documentos no processo ou solicite diligência, o processo é enviado para a unidade do conselheiro.

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3.1. Blocos de reunião

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Veja abaixo breves instruções sobre como acessar um processo num bloco de reunião. Essas instruções são orientadas a conselheiros do Conselho Setorial.

• no menu principal, clique no ícone “Blocos de Reunião”
• localize o bloco de reunião nomeado “Conselho Setorial – Nome do relator”
• clique no número do bloco para abri-lo (número composto de quatro dígitos)
• no bloco aparecerá o processo, clique no número (número no formato 23075.******/****-**)

Veja abaixo esse procedimento descrito em algumas imagens. Clique nas imagens para ampliá-las (e clique na imagem para fechá-la).

 

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4. Apresentação do relato

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O relato deve ser enviado à Secretaria da Direção em formato editável (feito no Word, Calc, Pages, Bloco de notas ou qualquer outro editor).

Na reunião é projetado o relato e feita a sua leitura. O Secretário da Direção,  faz as correções sugeridas.

 

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5. Inserção do relato no processo

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Os relatos devem ser inseridos pela Secretaria da Direção, pois a Secretaria tem um controle da numeração. Relatos não devem ser inseridos pelo relator.

Após a aprovação do relato, este é incluído no SEI, pelo Secretário da Direção. Em seguida, é encaminhado ao conselheiro relator para assinatura.

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6. Assinatura do relato

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Veja abaixo as instruções sobre como assinar um processo num bloco de assinatura.

• no menu principal, clique no item “Blocos de Assinatura”
• localize e abra o bloco intitulado “Para assinar – Nome do relator”
• clique no número do bloco para abri-lo (número composto de quatro dígitos)
• depois de abrir o bloco, clique no número do documento (composto de sete dígitos)
• confira se o texto do relato está correto
  • se estiver tudo certo, volte à aba do bloco de assinatura, marque a caixa de seleção e clique em assinar
  • se tiver algo no texto do relato que que precise ser corrigido, comunique à Secretaria da Direção
• retorne o bloco. Para isso, clique no ícone “Retornar Bloco”

Veja abaixo esse procedimento descrito em algumas imagens. Clique nas imagens para ampliá-las (e clique na imagem para fechá-la).